Hvordan oprettes en ny leverance?

Grundtrin i forløbet

1) Naviger til siden

I dette trin går vi fra startsiden på Vinterman hen til siden, der vedrører prisregler.

Ved klik på [Fakturering] i menuen til venstre åbnes følgende muligheder:

• Godkendelsesoverblik

• Fakturalinjer

• Faktureringsgrundlag

• Leverandørliste

• Prisliste

Klik på [Fakturalinjer] for at åbne siden med fakturalinjer.

På denne side kan du se to faner:

• Prisgodkendelse

• Faktura oprettelse

2) Start oprettelse af ny leverance

For at starte oprettelsen af en ny leverance:

1. Klik på [+ Opret ny leverance] knappen øverst til højre på siden

2. En formular åbnes, hvor du skal udfylde oplysninger om leverancen

   

3) Udfyld leveranceoplysninger

I formularen skal du nu udfylde grundlæggende oplysninger om leverancen:

Påkrævede felter (markeret med *)

• Leverandør*: Vælg leverandøren fra dropdown-listen

  • Kun aktive leverandører vises i listen

• Leverancetype*: Vælg følgende type:

  • Udkaldsaktiviteter

• Aktivitetstype: Vælg mellem:

  • Saltning

  • Snerydning

  • Kombi (både snerydning og saltning)

  • Andet

• Udstyr: Vælg det anvendte udstyr fra dropdown-listen

• Rute: Vælg den relevante rute fra dropdown-listen

• Kørsel nummer: Angiv gennemkørsels nummer (numerisk værdi)

• Leverance dato*: Vælg datoen for leverancen ved at klikke på kalender-ikonet

4) Tilføj del-leverancer

Del-leverancer er specifikke komponenter af den overordnede leverance, f.eks. timer, materialer eller andre ydelser. For at tilføje en del-leverance:

1. Klik på [+Tilføj Del-leverance] knappen

2. En ny række vises i del-leverance-sektionen

3. Udfyld følgende felter for del-leverancen:

   • Type: Vælg typen af del-leverance fra dropdown-listen, f.eks.:

     • Arbejdstid

     • Pause fra arbejdstid

     • Arbejdstid på værksted

     • Lokation

     • Færdiggørelsestid

     • Responstid

     • Pause tid

     • Værkstedstid

     • Ressourceforbrug

   • Antal: Indtast mængden (numerisk værdi)

   • Er der overarbejde: Vælg ja, hvis del-leverancen er udført som overtidsarbejde

   • Lokation: Vælg lokation fra dropdown-listen (hvis relevant)

   • Resourcestype: Vælg resourcetype fra dropdown-listen (hvis relevant)

Du kan tilføje flere del-leverancer ved at gentage processen. Klik på [+Tilføj del-leverance] for hver ny del-leverance, du ønsker at tilføje.

Hvis du ønsker at fjerne en del-leverance, kan du klikke på det røde kryds til højre for den pågældende del-leverance.

5) Gem leverancen

Når du har udfyldt alle nødvendige oplysninger:

1. Gennemgå de indtastede oplysninger for at sikre, at alt er korrekt

2. Klik på [Gem og afslut] knappen nederst i formularen

Systemet gemmer nu leverancen og tilføjer den til Prisgodkendelse-fanen på Fakturalinjer-siden.

Hvad sker der efter oprettelse?

Efter oprettelse vil leverancen:

1. Automatisk blive behandlet af prisregel-motoren, som forsøger at matche den med en eksisterende prisregel (dette sker øjeblikkeligt, når leverancen oprettes - og såfremt der er et prismatch, vil prisen matches med det samme).

2. Vises i Prisgodkendelse-fanen, hvor den afventer godkendelse

3. Følge den normale godkendelsesproces for fakturalinjer, som gennemgås i Hvordan godkendes en pris på en fakturalinje?

Eksempel på oprettelse af ny leverance i Vinterman

Her gennemgår vi et konkret eksempel på, hvordan du opretter en ny leverance for en snerydningsopgave udført af VinterRydDanmark.

Udgangspunkt

I dette eksempel skal vi oprette en leverance med følgende detaljer:

• Leverandør: SneRydDanmark

• Leverancetype: Udkaldsaktiviteter

• Aktivitet startdato: 06-01-2025

• Rute: Vintervej

• Udstyr: P3

• Aktivitetstype: Snerydning

• Gennemkørsler: 1

• Del-leverancer:

  • Type: Arbejdstid

  • Antal: 5,5 timer

Trin 1: Naviger til Fakturalinjer-siden

1. Log ind i Vinterman-systemet

2. Klik på [Fakturering] i hovedmenuen til venstre

3. Klik på [Fakturalinjer] i undermenuen

Du er nu på Fakturalinjer-siden med "Prisgodkendelse"-fanen aktiv.

Trin 2: Start oprettelse af ny leverance

1. Klik på [+ Opret en ny leverance] knappen øverst til højre på siden

2. En formular åbnes med overskriften "Leverancer uden godkendt pris”

Trin 3: Udfyld grundlæggende oplysninger

I formularens øverste sektion:

1. Klik i feltet "Leverandør" og vælg "SneRydDanmark" fra dropdown-menuen

2. Under "Leverancetype" vælger du "Udkaldsaktiviteter" fra dropdown-listen

   • Bemærk at formularen nu udvider sig med flere felter specifikt for udkald

3. Under "Aktivitetstype" vælger du "Snerydning" fra dropdown-listen

4. I feltet "Udstyr" vælger du "P3" fra dropdown-listen

5. I feltet "Rute" vælger du "Vintervej" fra dropdown-listen

6. I feltet "Kørsel nummer" indtaster du "1"

7. Klik på kalender-ikonet ved "Leverancedato" og vælg datoen 06-01-2025

   • Alternativt kan du indtaste datoen direkte i formatet DD-MM-ÅÅÅÅ

Trin 4: Tilføj del-leverancer

Nu skal vi tilføje en del-leverance for arbejdstid:

1. I sektionen "Opret ny del-leverance" klikker du på [+Tilføj Del-leverance]

2. En ny række vises i del-leverance-tabellen

3. Under "Type" vælger du "Arbejdstid" (eller "Person time" afhængigt af systemets terminologi)

4. I feltet "Antal" indtaster du "5,5" (brug komma eller punktum som decimalseparator afhængigt af systemindstillingerne)

5. Under "Enhed" vælger du "Timer" fra dropdown-listen

6. Vælg “Nej” i dropdown menuen "Er der overarbejde", da der ikke er angivet overtid

Trin 5: Gennemgå og gem leverancen

1. Gennemgå alle indtastede oplysninger for at sikre, at de er korrekte:

   • Leverandør: SneRydDanmark

   • Leverancetype: Udkald

   • Leverancedato: 06-01-2025

   • Aktivitetstype: Snerydning

   • Udstyr: P3

   • Rute: Vintervej

   • Gennemkørselsnummer: 1

   • Del-leverancer:

     • Arbejdstid: 5,5 timer

2. Klik på [Gem og afslut] knappen nederst i formularen

Trin 6: Hvad sker der nu?

Efter oprettelse vil leverancen:

1. Vises i Prisgodkendelse-fanen på Fakturalinjer-siden

2. Automatisk få tildelt en pris, hvis der findes en matchende prisregel

3. Afvente prisgodkendelse

Du kan nu se den nyoprettede leverance i listen på Prisgodkendelse-fanen. Hvis den har fået tildelt en pris automatisk, kan en anden bruger vælge den ved at markere den og klikke på [Godkend] for at fortsætte godkendelsesprocessen.

Hvis leverancen ikke har fået tildelt en pris automatisk, skal du oprette en passende prisregel, før den kan godkendes. Se guiden Hvordan oprettes en prisregel? for vejledning om dette.

Tips til effektiv oprettelse af leverancer

• Forbered oplysninger: Sørg for at have alle nødvendige oplysninger klar, før du starter oprettelsen

• Kontrollér oplysninger: Gennemgå alle oplysninger grundigt, før du gemmer leverancen

• Tjek prisregler: Sørg for, at der findes en passende prisregel for den leverance, du opretter

• Del-leverancer: Vær præcis med angivelse af del-leverancer, da disse ofte er afgørende for korrekt prissætning

Ved at følge denne guide kan du effektivt oprette nye leverancer direkte i Vintermans faktureringssystem