Hvordan godkendes en pris på en fakturalinje?

Grundtrin i forløbet

Godkendelse af fakturalinjer har følgende grundtrin:

1. Naviger til Fakturalinjer-siden

2. Godkendelse af en pris

3. Faktura oprettelse

1) Naviger til Fakturalinjer-siden

I dette trin går vi fra startsiden på Vinterman hen til siden, der vedrører prisregler.

Ved klik på [Fakturering] i menuen til venstre åbnes følgende muligheder:

• Godkendelses overblik

• Fakturalinjer

• Faktureringsgrundlag

• Leverandørliste

• Prisliste

Klik på [Fakturalinje] for at åbne siden med fakturalinjer.

På denne side kan du se to faner:

• Prisgodkendelse

• Fakturaoprettelse

2) Godkendelse af en pris

Når du åbner Fakturalinjer-siden, starter du på "Prisgodkendelse"-fanen. Her kan du se alle fakturalinjer, der afventer prisgodkendelse.

Lad os tage et nærmere kig på, hvad prisgodkendelse dækker over:

• Listen viser alle fakturalinjer, der er sendt fra Korrektionsmodulet

• Nogle fakturalinjer har automatisk fået tildelt en pris gennem prisregel-motoren

• Andre fakturalinjer har ikke fået tildelt en pris og kræver manuel håndtering

Visning af leverancedetaljer

For at se detaljerede oplysninger om en fakturalinje før godkendelse:

1. Klik på fakturalinjen i listen (ikke på afkrydsningsfeltet)

2. En detaljeside åbnes, der viser alle oplysninger om leverancen:

   • Leverancetype, dato, leverandør og status

   • Anvendt udstyr

   • Del-leverancer med antal, enhed og priser

   • Prisoplysninger og kilde (hvilken prisregel der er anvendt)

3. Efter gennemgang, klik på [Fakturalinjer] én af de to markerede steder for at vende tilbage til fakturalinjelisten

Godkendelse af priser på fakturalinjer:

1. Vælg en eller flere fakturalinjer ved at markere afkrydsningsfelterne

2. Klik på [Godkend]-knappen i bunden af siden

3. En bekræftelsesdialog vises med detaljer om de valgte fakturalinjer

4. Gennemgå informationen og klik på [Fortsæt] for at godkende priserne

Når priserne er godkendt, flyttes fakturalinjerne automatisk til "Faktura oprettelse"-fanen.

Bemærk: Den bruger som sender leverancen fra korrektion til fakturering kan ikke efterfølgende godkende prisen på leverancen. Dette kan KUN gøres af en anden bruger.

Afvisning af en leverance kan godt gøres af samme bruger, som har sendt leverancen fra korrektion til fakturering.

Håndtering af fakturalinjer uden pris, eller med forkert pris

For fakturalinjer, der ikke har fået tildelt en pris automatisk, eller som har fået tildelt den forkerte pris, er der to muligheder:

1. Afvisning af fakturalinjen

Hvis fakturalinjen indeholder fejl eller mangler:

1. Vælg fakturalinjen ved at markere afkrydsningsfeltet

2. Rul ned i bunden af siden og klik på [Afvis]-knappen nederst på siden

3. Angiv årsagen til afvisningen i dialogboksen

4. Klik på [Bekræft]

Afviste fakturalinjer fjernes fra faktureringsmodulet, og skal sendes fra korrektion på ny, hvis leverancen skal faktureres.

2. Oprettelse af en passende prisregel

1. Notér dig detaljerne om fakturalinjen (leverandør, aktivitetstype, rute, osv.)

2. Navigér til Prisliste-siden ved at klikke på [Prisliste] i faktureringsmenuen til venstre

3. Klik på [+ Opret ny prisregel] for at oprette en prisregel, der matcher fakturalinjen

4. Udfyld prisregel-formularen med de relevante kriterier baseret på fakturalinjen. Vær meget specifik med din kriterie, da du ellers risikerer at din prisregel også rammer andre leverancer, end den tilsigtede.

5. Send prisreglen til godkendelse og få den godkendt af en anden bruger

6. Når prisreglen er godkendt, vil systemet automatisk anvende den på matchende fakturalinjer

7. Vend tilbage til Fakturalinjer-siden for at se, om fakturalinjen nu har fået tildelt en pris

8. Såfremt den ikke har fået tildelt prisen, er det fordi prisreglen ikke er defineret korrekt til at blive matchet den specifikke fakturalinje.

For mere detaljeret beskrivelse af hvordan du opretter en prisregel se guiden Hvordan oprettes en prisregel?

3) Faktura oprettelse

Tilgå guiden Hvordan oprettes en faktura?, for at blive guidet i næste step i oprettelsen af en faktura.

Filtrering og søgning

For at finde specifikke fakturalinjer kan du bruge følgende funktioner:

Søgefunktion

• Indtast søgeord i søgefeltet øverst på siden

• Systemet søger i leverandørnavn, rutenavn, ID og andre relevante felter

Filtrering

• Brug filtermulighederne til at begrænse visningen:

  • Leverance startdato fra/til

  • Leverancetype

  • Avancerede filtre (leverandør, rute, etc.)

Tips til effektiv godkendelse

• Kontroller leverancedetaljer: Klik på fakturalinjen for at se alle detaljer før godkendelse

• Tjek prisens kilde: Se hvilken prisregel der er anvendt på fakturalinjen

• Gruppér efter leverandør: Behandl alle fakturalinjer fra samme leverandør samtidigt

• Dokumentér afvisninger: Angiv altid en klar og præcis årsag ved afvisning af fakturalinjer

• Brug regelmæssige intervaller: Godkend fakturalinjer regelmæssigt for at undgå ophobning

• Sortér listen: Klik på kolonneoverskrifterne for at sortere fakturalinjer efter forskellige kriterier

• Brug avancerede filtre: Kombiner flere filtre for at finde præcis de fakturalinjer, du skal behandle

Ved at følge denne guide kan du effektivt godkende fakturalinjer og sikre en korrekt faktureringsproces i VINTERMAN.