Hvordan oprettes en faktura?

Grundtrin i forløbet

Oprettelsen af en faktura har følgende grundtrin:

1. Naviger til Fakturalinjer-siden

2. Godkend priser på fakturalinjer

3. Opret fakturagrundlag

4. Fakturaen sendes til økonomisystemet eller leverandørgodkendelse

Denne proces sikrer, at alle fakturalinjer gennemgår korrekt godkendelse, før de samles i et fakturagrundlag.

1) Naviger til Fakturalinjer-siden

I dette trin går vi fra startsiden i VINTERMAN hen til siden, der vedrører fakturalinjer.

Ved klik på [Fakturering] i menuen til venstre åbnes følgende muligheder:

• Godkendelses overblik

• Fakturalinjer

• Fakturagrundlag

• Leverandørliste

• Prisliste

Klik på [Fakturalinjer] for at åbne siden med fakturalinjer.

2) Godkend priser på fakturalinjer

For en mere detaljeret gennemgang af prisgodkendelse henvises til Hvordan godkendes en pris på en fakturalinje?

3) Opret fakturagrundlag

Efter prisgodkendelsen skal du klikke på "Faktura oprettelse"-fanen for at fortsætte processen.

På "Faktura oprettelse"-fanen:

1. Du ser nu alle fakturalinjer med godkendte priser

2. Vælg en eller flere fakturalinjer ved at markere afkrydsningsfelterne

3. Klik på [Opret faktura]-knappen

4. En bekræftelsesdialog vises med oversigt over de valgte fakturalinjer og det samlede beløb

5. Klik på [Bekræft] for at oprette fakturagrundlaget

Når fakturagrundlaget er oprettet, fjernes fakturalinjerne fra listen og samles i et fakturagrundlag.

4) Hvad sker der efter faktura oprettelse?

Efter oprettelse af fakturagrundlaget sendes fakturaen automatisk videre baseret på leverandøropsætningen:

• Hvis leverandøren ikke har selvfakturering, sendes fakturaen direkte til økonomisystemet

• Hvis leverandøren har selvfakturering, sendes fakturaen til leverandøren, for godkendelse, før endelig fakturering

Du kan følge status på fakturaen i "Fakturagrundlag"-modulet.

• Fakturaer, som afventer leverandørgodkendelse, vil være at finde under “Afventer leverandør”.

• Fakturaer, som allerede er leverandørgodkendt eller som ikke kræver leverandørgodkendelse, vil være at finde under fanen “Sendt fakturagrundlag”

Håndtering af allerede godkendte fakturalinjer med forkert pris

Hvis en fakturalinje har en forkert pris i Faktura oprettelse-fanen eller hvis den mangler at få tildelt en pris:

1. Vælg fakturalinjen i Faktura oprettelse-fanen

2. Klik på [Afvis] knappen

3. Angiv årsagen til afvisningen (f.eks. "Forkert pris")

4. Klik på [Bekræft]

5. Fakturalinjen sendes tilbage til Prisgodkendelse-fanen

6. I Prisgodkendelse-fanen kan du enten:

   • Afvise fakturalinjen, så den sendes tilbage til Korrektionsmodulet, hvis selve fakturalinjen har fejl eller mangler

   • Oprette eller redigere en prisregel, så den passer bedre til leverancen

Der er ikke en direkte mulighed for at redigere prisen på en fakturalinje. Priser styres udelukkende gennem prisregler.

Oprettelse af en ny leverance

Hvis du har behov for at oprette en ny fakturalinje manuelt, kan du læse hvordan i guiden Hvordan oprettes en ny leverance?

Filtrering og søgning

For at finde specifikke fakturalinjer kan du bruge følgende funktioner:

• Søgefunktion: Indtast søgeord i søgefeltet øverst på siden

• Filtrering: Brug filtermulighederne til at begrænse visningen:

  • Leverance startdato fra/til

  • Leverancetype

  • Avancerede filtre (leverandør, rute, etc.)

Ved at gentage denne proces kan du oprette og godkende fakturaer løbende, efterhånden som nye leverancer registreres i systemet.