Hvordan oprettes og bruges administrative områder?

Grundtrin i forløbet

Håndtering af administrative områder har følgende grundtrin:

1. Naviger til administrative områder-siden

2. Opret eller vælg eksisterende administrativt område

3. Tilføj/rediger delområder

4. Knyt ruter til delområder

5. Brug områder til filtrering på “Udkaldsoversigt” og “Aktivitetsoversigt”

Generel brug af administrative områder

Administrative områder bruges til at:

• Organisere geografisk: Strukturer arbejdsområder efter geografiske grænser.

• Organisere organisatorisk: Strukturer arbejdsområder efter hvilke vintervagter der er ansvarlige for bestemte ruter

• Filtrere data: Begrænse visning af udkald og aktiviteter i respektive oversigter til specifikke områder.

Hvad er administrative områder?

Først og fremmest skal det noteres at man kan strukturere sine administrative områder som man vil, præcis som det giver bedst mening for organisationen. Man kan eksempelvis dele de administrative områder op i medarbejdernes ansvarsområder. Denne guide og dets eksempler tager mest udgangspunkt i geografisk opsætning.

Administrative områder er en hierarkisk organisationsstruktur til geografisk eller administrativ opdeling af arbejdsområder. Systemet består af:

• Hovedområder: Overordnede geografiske eller administrative områder (f.eks. København, Hovedstaden)

• Delområder: Underordnede områder inden for hovedområderne (f.eks. København S)

• Ruter: Specifikke arbejdsruter knyttet til delområderne (f.eks. Sverigesvej, Ørestads Boulevard)

1) Hvordan oprettes et nyt administrativt område

a) Sådan oprettes et nyt hovedområde:

1. Klik på "Nyt administrativt område" knappen

2. Indtast navn på området (f.eks. "København") og Gem området

b) Sådan tilføjes delområder til et hovedområde:

1. Vælg det relevante hovedområde

2. Klik på "+ Opret nyt administrativt delområde"

3. Indtast navn på delområdet (f.eks. "København K") og gem delområdet. Noter at man også kan oprette ruter når delområdet oprettes, i denne guide er det blot delt op i to for simplicitet.

c) Sådan knyttes ruter til delområder:

1. Vælg/rediger det relevante delområde med pen ikonet

2. Klik på "Find ruter" for at søge → vælg de relevante ruter og tilføj dem til delorådet ved at trykke på “Tilføj data” knappen

4. Når alle de relevante ruter er tilføjet, gemmes ændringerne ved at trykke på “Gem og afslut”

2) Hvordan filtreres administrative områder?

Når en aktivitet er relateret til en rute og denne er knyttet til et eller flere administrative områder, kan der filtreres ud fra udvalgte administrative områder på siderne “Udkaldsoversigt” og “Aktivitetsoversigt”.

a) Filtrering på udkaldsoversigt

Når du vælger et administrativt område/delområde som filtermulighed, filtreres udkaldene på oversigten efter om de har ruten som en del af udkaldet.

I nedestående eksempel ligger “JOGO Test Route” i et delområde under “Jötunheim”, denne rute bliver brugt i de tre udkald og derfor er det kun de udkald der bliver vist i listen efter der bliver filtreret:

b) Filtrering på aktivitetsoversigt

Aktiviteter filtreres på samme måde som udkald:

• Kun aktiviteter på ruter inden for valgte administrative områder vises

• Filtrering sker automatisk baseret på rute-tilknytninger

I nedestående eksempel ligger “JOGO Test Route” i et delområde under “Jötunheim” og derfor er det kun den aktivitet der bliver vist i listen efter der bliver filtreret:

Praktisk anvendelse af filtrering

Eksempel på filtrering:

1. Vælg "København" som administrativt område

2. Systemet viser kun udkald/aktiviteter for ruter under København og dets delområder

3. F.eks. vil aktiviteter på "Sverigesvej" og "Ørestads Boulevard" blive vist, da de er knyttet til "København S"

Tips til effektiv håndtering

Strukturering:

• Opret logiske hovedområder baseret på geografiske grænser eller organisatoriske områder

• Brug konsistente navngivningskonventioner

• Sørg for at alle ruter er korrekt tildelt til delområder

Vedligeholdelse:

• Gennemgå regelmæssigt om nye ruter skal tilknyttes

• Opdater områdestrukturen ved organisatoriske ændringer